Việc đăng ký và quản lý hộ tịch là quyền và nghĩa vụ của mỗi người được thực hiện theo trình tự, thủ tục do pháp luật về hộ tịch quy định. Những sự kiện hộ tịch được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận bằng văn bản và ghi vào sổ hộ tịch. Những giấy tờ, hộ tịch đã được xác nhận và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi nhận nhằm để cá biệt hoá một công dân, đây là những chứng cứ pháp lý trong các trường hợp cần thiết. Mặt khác việc đăng ký hộ tịch giúp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc quản lý dân số, là cơ sở khoa học để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng và trật tự, an toàn xã hội.

Những năm trước đây, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch còn  lỏng lẻo, chưa tuân thủ theo trình tự, quy định của pháp luật: như việc cấp giấy khai sinh không ghi vào sổ; cấp bản sao thì không khớp với bản chính...cán bộ hộ tịch kiêm nhiệm; cho đến thời điểm Nhà nước ban hành Nghị định 83/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 thì công tác bộ tịch mới bắt đầu đi vào nề nếp và từng bước cán bộ hộ tịch được chuẩn hóa. Đến thời điểm Chính phủ ban hành Nghị định 158/2005/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 83/1998/NĐ-CP thì công tác hộ tịch có một số quy định mới như rút ngắn thời hạn giải quyết công việc, công khai thủ tục, giấy tờ và đặc biệt là phân cấp việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân.

Công tác đăng ký quản lý hộ tịch đã được được một số kết quả bước đầu, từng bước ổn đinh và đi vào nề nếp. Cơ sở vật chất bước đầu được cải thiện. Người dân đã nhận thức tầm quan trọng của giấy tờ hộ tịch nên không tùy tiện sữa chữa, thêm, bớt. Tự giác thực hiện đi đăng ký các sự kiện hộ tịch. Không còn tình trạng "sinh không khai, tử không báo" như trước đây.

Năm 2000 ở Bảo Ninh có trường hợp đặc biệt là có đôi nam, nữ vừa câm, vừa điếc, một trong hai người không biết chữ vì không được đến trường khuyết tật nhưng đã đến UBND để xin đăng ký kết hôn, điều đó đã khẳng định những nỗ lực trong việc vận động nhân dân chấp hành pháp luật về hộ tịch.

          Cán bộ hộ tịch cấp xã đã xác định được tầm quan trọng của việc đăng ký quản lý hộ tịch, ý thức vấn đề khai sinh, khai tử, kết hôn, thay đổi họ, tên, chữ đệm, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, đăng ký kết hôn, nhận nuôi con nuôi làm phát sinh rất nhiều sự kiện pháp lý khác nhau nên đã tuân thủ trình tự, thủ tục của pháp luật về đăng ký hộ tịch. Nghiệp vụ được nâng cao nên thụ lý giải quyết nhanh chóng, hướng dẫn rõ ràng cho người dân. Những kết quả đạt được là cả một quá trình nỗ lực của cán bộ, công chức ngành Tư pháp trong việc khẳng định vị thế của ngành, vị trí, tầm quan trọng của công tác hộ tịch  trong đời sống xã hội.

Ngày 18 tháng 12 năm 2009 Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Quyết định về việc phê duyệt Đề án "Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch".

 Mục tiêu của Đề án là “Xây dựng lộ trình đăng ký hộ tịch qua mạng internet, theo đó, cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ lưu trữ hồ sơ gốc qua hệ thống mạng và hệ thống sổ hộ tịch; sau khi đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ nhận bản sao các giấy tờ hộ tịch (bỏ việc cấp bản chính). Thực hiện kết nối thông tin giữa các trung tâm đăng ký hộ tịch, người dân có thể yêu cầu được cấp bản sao ở bất kỳ trung tâm đăng ký hộ tịch nào” với lộ trình cụ thể  của từng giai đoạn. Theo lộ trình này từ năm 2013 đến hết năm 2014: thí điểm đăng ký hộ tịch qua mạng Internet tại một số tỉnh, thành phố, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch qua mạng ở các địa phương đã triển khai nối mạng. Đây là bước thí điểm để tiến tới thống nhất chuyển hướng quản lý hộ tịch bằng dữ liệu điện tử thay cho sổ, biểu mẫu hộ tịch như hiện nay, người dân sẽ được hưởng dịch vụ đăng ký hộ tịch qua mạng Internet.

 Hy vọng việc thực hiện Đề án trên thực tế sẽ giúp cho ngành Tư pháp quản lý chính xác nhân thân của công dân, làm cơ sở cho việc tra cứu về hồ sơ công dân, đây là những chứng cứ pháp lý trong các trường hợp cần thiết mà không ai có thể phản bác hoặc chối cãi. Góp phần thiết thực vào việc đấu tranh chống những biểu hiện tiêu cực, đấu tranh phòng chống tội phạm, xác định được trách nhiệm dân sự, trách nhiệm hình sự của công dân khi có sự kiện pháp lý xảy ra. Đồng thời đáp ứng được nhu cầu của công dân về việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch. Rõ ràng, công việc đăng ký quản lý hộ tịch không phải là một công việc thuần tuý mà đòi hỏi cán bộ hộ tịch ở phường xã cần phải có một kiến thức nhất định, có tấm lòng tận tuỵ và trung thực thì mới tham mưu giỏi cho lãnh đạo và phục vụ tốt nhân dân.

 Chúng ta đang bước vào thời kỳ hội nhập, mở rộng quan hệ với nhiều nước trên thế giới.Công tácđăng ký hộ tịch hiện nay còn nặng về tính chất hành chính, thủ tục cứng nhắc, trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác hộ tịch còn hạn chế, thiếu tính chuyên nghiệp. Vấn đề liên quan đến hộ tịch nằm rải rác ở nhiều văn bản luật do vậy pháp điển hóa, hệ thống hoá thống nhất thành Luật Hộ tịch là hợp lý trong bối cảnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp.

Vấn đề được xem là "nóng", là bước đột phá trong công tác quản lý nhà nước về hộ tịch tại Dự thảo Luật Hộ tịch là mô hình hệ thống cơ quan đăng ký, mối quan hệ giữa hộ tịch với các lĩnh vực khác, tổ chức quản lý cơ sở dữ liệu, mã số công dân, chế định hộ tịch viên. Chế định hộ tịch viên, mã số công dân thu hút sự quan tâm. Dự kiến mã số công dân được cấp cho mỗi cá nhân một lần duy nhất trong đời vào lúc khai sinh và sử dụng cho đến khi qua đời;  mỗi cá nhân có mã số riêng, không trùng với bất kỳ người nào khác. Đó là điểm nổi bật tại dự án Luật Hộ tịch được Bộ Tư pháp đưa ra lấy ý kiến.

            Đối với chế định Hộ tịch viên: Chức danh Hộ tịch viên chỉ  gắn với công tác hộ tịch để đảm bảo ổn định và nâng cao chất lượng; cần tách riêng công tác hộ tịch ra khỏi công tác tư pháp khác. Chức danh Hộ tịch viên cần được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ như các chức danh tư pháp khác: công chứng viên, trợ giúp viên pháp lý, đấu giá viên.

Mã số cá nhân là vấn đề không mới, đã được áp dụng ở một số ngành như số chứng minh thư nhân dân, số hộ chiếu, mã số bảo hiểm xã hội, mã số thuế...Tại Việt Nam mã số cá  nhân chưa được sử dụng trong lĩnh vực hộ tịch nhưng có rất nhiều nước trên thế giới đã áp dụng việc cấp và sử dụng mã số cá nhân.

Việc cấp mã số cá nhân là điều cần thiết không chỉ mang lại thuận tiện cho người dân mà còn tạo sự thống nhất trong quản lý của các cơ quan chức năng. Thực hiện cấp mã số cho những trường hợp đăng ký khai sinh mới kể từ thời điểm Luật Hộ tịch có hiệu lực cần tránh sự chồng chéo, tạo thuận lợi tối đa cho người dân. Mọi cải cách đều hướng tới mục tiêu phục vụ nhân dân.

Để hướng tới nền hành chính chuyên nghiệp hiện đại chúng ta cần có lộ trình, bước đi thích hợp. Đội ngũ cán bộ Tư pháp cơ sở tuy đã từng bước chuẩn hóa, nhưng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ không đồng đều giữa các vùng, miền. Do vậy chú trọng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ hộ tịch cấp xã là vấn đề đặt lên hàng đầu, bởi con người vẫn là yếu tố cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại. Từ thực tiễn công tác cơ sở xin mạnh dạn đề xuất, kiến nghị:

- Xây dựng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch thống nhất từ trung ương đến cơ sở.  Đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện làm việc đáp ứng yêu cầu của công tác hộ tịch.

- Quan tâm đào tạo đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên sâu. Tổ chức tọa đàm tại cơ sở, lắng nghe ý kiến cơ sở để kịp thời điều chỉnh những vấn đề phát sinh trong thực tiễn.

- Ban hành biểu mẫu giấy tờ hộ tịch song ngữ (Việt - Anh) thay cho việc phải dịch các giấy tờ hộ tịch như hiện nay, đảm bảo thống nhất biểu mẫu hộ tịch trong cả nước và tạo thuận lợi cho công dân

            - Phối hợp với các Bộ có liên quan để giải quyết các trường hợp liên quan đến hộ tịch như Bộ Công an, Bộ nội vụ, Bộ Ngoại giao, Bộ Giáo dục-Đào tạo và Bộ Tài chính để công tác này được thực hiện thống nhất, chất lượng cao trên phạm vi toàn quốc./.

                                                                                                          Hoàng Hồng