| Toàn văn:  Căn cứ Luật Tổ chức HĐND-UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND-UBND ngày 03/12/2004; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/11/2011; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/4/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ Bí mật Nhà nước; Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Theo đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ thành phố, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND thành phố Đồng Hới. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 01/2008/QĐ-UBND ngày 03/3/2008 của UBND thành phố Đồng Hới ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND thành phố Đồng Hới. Điều 3. Chánh Văn phòng HĐND-UBND, Trưởng phòng Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của UBND thành phố. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành phố; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành phố. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến UBND thành phố. 2. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do UBND thành phố phát hành. 3. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản. 4. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được UBND thành phố ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 5. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được UBND thành phố ban hành. 6. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. 7. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. 8. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. 9. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố. 10. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của UBND thành phố thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 11. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ UBND thành phố. 12. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND thành phố. 13. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ 1. UBND thành phố có trách nhiệm: a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành. b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn, các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền. 2. Phòng Nội vụ có trách nhiệm: Giúp UBND thành phố thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ UBND thành phố; Tổ chức thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình theo Quy chế này. 3. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng HĐND và UBND Trực tiếp quản lý hoạt động văn thư của UBND thành phố và tổ chức thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình theo Quy chế này. 4. Trách nhiệm của Trưởng các cơ quan chuyên môn Quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình và có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ theo Quy chế này. 5. Trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức Trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của UBND thành phố về công tác văn thư, lưu trữ. Điều 4. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ thành phố Hàng năm, Phòng Nội vụ lập kế hoạch dự trù kinh phí cho hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ của thành phố. Kinh phí hoạt động của văn thư, lưu trữ thành phố bao gồm chi cho hoạt động quản lý nhà nước và chi cho các hoạt động sự nghiệp của tài liệu lưu trữ như: Bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ. Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của UBND thành phố phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 6. Hình thức văn bản Các hình thức văn bản mà UBND thành phố và các cơ quan chuyên môn được phép ban hành bao gồm: 1. Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị. 2. Văn bản hành chính gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Hướng dẫn, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công Điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy đi đường, Giấy giới thiệu, Giấy Biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Giấy Nghỉ phép, Thư công. 3. Văn bản chuyên ngành gồm: Các loại chứng từ, biểu mẫu, sổ sách được hình thành trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn. Điều 7. Thể thức văn bản Văn bản quy phạm pháp luật Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản hành chính Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Văn bản chuyên ngành Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế. Điều 8. Soạn thảo văn bản 1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo các quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND-UBND số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 và Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03/6/2008. 2. Việc soạn thảo các văn bản hành chính hoặc văn bản khác được thực hiện như sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo UBND giao cho Trưởng cơ quan chuyên môn hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. b) Trưởng cơ quan chuyên môn hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập xử lý các thông tin liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo UBND, tham khảo ý kiến với cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; - Trình duyệt dự thảo văn bản. Điều 9. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo đã duyệt 1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. 2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo UBND thành phố phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì cơ quan hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người ký duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung. Điều 10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Trưởng các cơ quan chuyên môn chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối trang văn bản và các phụ lục kèm theo (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo UBND thành phố ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. 2. Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của UBND thành phố, sau khi kiểm tra phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở "nơi nhận". Thời hạn kiểm tra văn bản không quá 01 ngày kể từ khi văn bản được chuyển đến từ các cơ quan chuyên môn) Điều 11. Ký văn bản 1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của UBND thành phố. 2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền. Chủ tịch UBND thành phố ký tất cả các văn bản do UBND thành phố ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.). 3. Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản. 4. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài UBND thành phố những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo UBND thành phố ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 13. Nguyên tắc chung 1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến tại UBND thành phố phải được quản lý tập trung tại Văn thư UBND để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư UBND, các cơ quan chuyên môn, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. 2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. 3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đến Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến UBND thành phố phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. 2. Trình, chuyển giao văn bản đến. 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. 2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu "Đến"; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra giấy và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng). 3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo UBND, Chánh Văn phòng để xử lý. 4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính. 5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet. Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng để xin ý kiến phân phối văn bản đến cho các cơ quan, cá nhân liên quan để giải quyết văn bản đến. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. 2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo. 3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến. Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Sau khi nhận được văn bản đến, Trưởng các cơ quan chuyên môn có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo UBND, theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. 2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy chế làm việc của UBND thành phố. 3. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. 4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo UBND thành phố về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các cơ quan, đơn vị liên quan. Điều 18. Trình tự giải quyết văn bản đi Văn bản đi của UBND thành phố phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 2. Đăng ký văn bản đi 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 5. Lưu văn bản đi Điều 19. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản a) Ghi số của văn bản - Tất cả văn bản đi của UBND thành phố ban hành được ghi số theo hệ thống số chung của UBND do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. - Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng. - Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày. b) Ghi ngày, tháng của văn bản - Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. - Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày. 3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. Điều 20. Đăng ký văn bản Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính. 1. Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, Văn thư lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. 2. Đăng ký văn bản đi Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký trên máy tính. Điều 21. Nhân bản, đóng dấu và dấu mức độ khẩn, mật 1. Nhân bản a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư; b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo. c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo UBND thành phố và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. 2. Đóng dấu cơ quan, đơn vị a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định. c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục. d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang. 3. Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày. b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày. Điều 22. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1. Thủ tục phát hành văn bản Văn thư UBND thành phố tiến hành các công việc sau đây khi phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì và dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có). 2. Chuyển phát văn bản đi a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản. b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính. c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an. 3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi a) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định; c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Lãnh đạo UBND để xử lý. Điều 23. Lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. 2. Bản gốc lưu tại Văn thư UBND phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật. Mục 3 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của UBND thành phố và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ. b) Thu thập văn bản vào hồ sơ - Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ. - Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc). Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng những phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc. c) Kết thúc và biên mục hồ sơ - Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ; Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ. 2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 25. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thành phố. 1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ thành phố theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ UBND biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo UBND nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp. b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho UBND thành phố hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của UBND thành phố làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức, đơn vị khác. 2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản; 3. Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu các cơ quan chuyên môn, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ UBND và bên giao tài liệu, mỗi bên giữ mỗi loại một bản. Điều 26. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thành phố 1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND thành phố Chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của UBND thành phố. Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Kho Lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn. 2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Nội vụ a) Tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn. b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của UBND thành phố. 3. Trách nhiệm Trưởng các cơ quan chuyên môn Chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thành phố 4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết. b) Nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định. 5. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ các cơ quan chuyên môn có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước. Mục 4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 27. Quản lý con dấu 1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố việc quản lý, sử dụng con dấu của UBND thành phố. Trưởng các cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan mình. 2. Con dấu của UBND thành phố, con dấu của cơ quan chuyên môn được giao cho công chức, viên chức phụ trách văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư phụ trách được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo UBND, trưởng các cơ quan chuyên môn việc quản lý và sử dụng con dấu và có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức phụ trách văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi UBND thành phố hoặc ra khỏi cơ quan chuyên môn phải được sự đồng ý của Lãnh đạo UBND, trưởng các cơ quan chuyên môn và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc; b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. 3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức phụ trách văn thư phải báo cáo Lãnh đạo UBND, trưởng các cơ quan chuyên môn làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Lãnh đạo UBND thành phố, trưởng các cơ quan chuyen môn phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản. 4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới. Điều 28. Sử dụng con dấu 1. Cán bộ, công chức, viên chức Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của UBND thành phố. 2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và có chữ ký của người có thẩm quyền. 3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hàng năm công chức, viên chức phụ trách Kho Lưu trữ UBND thành phố có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ UBND thành phố cụ thể: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. 2. Phối hợp với các cơ quan chuyên môn, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ. 3. Hướng dẫn các cơ quan chuyên môn, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. 4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. 5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Điều 30. Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu của UBND thành phố phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. 1. Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập); c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị. Điều 31. Xác định giá trị tài liệu 1. Phòng Nội vụ, cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các cơ quan chuyên môn trình Chủ tịch UBND thành phố ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền về văn thư, lưu trữ. 2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011. Điều 33. Hủy tài liệu hết giá trị Thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ 2011. Điều 34. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực hiện theo quy định tại Điều 21 luật Lưu trữ 2011. Mục 2 BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Kho Lưu trữ UBND thành phố do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản tại nơi làm việc của cơ quan và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu. 2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Kho Lưu trữ UBND thành phố và tập trung bảo quản trong kho. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu. 3. Trưởng phòng Nội vụ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. Công chức, viên chức phụ trách Kho Lưu trữ UBND thành phố có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu. Điều 36. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài UBND thành phố và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. 2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan UBND thành phố nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo UBND hoặc Trưởng phòng Nội vụ đồng ý. 3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu; chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo UBND hoặc Trưởng phòng Nội vụ đồng ý. Điều 37. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật lưu trữ 2011. Điều 38. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện theo các quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011. Điều 39. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức phụ trách Kho Lưu trữ UBND thành phố phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu./. CHƯƠNG IV KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI TỐ CÁO Điều 40. Khen thưởng Các cơ quan chuyên môn, công chức, viên chức có thành tích trong công tác văn thư và lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan. Điều 41. Xử lý vi phạm Tổ chức, cá nhân nào có hành vi vi phạm quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, thì tùy theo tính chất, mức độ hành vi vi phạm sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Điều 42. Khiếu nại, tố cáo Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo và các quy định pháp luật khác có liên quan. CHƯƠNG V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 43. Tổ chức thực hiện Phòng Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thực hiện nghiêm Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan phản ánh kịp thời bằng văn bản về phòng Nội vụ tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định. Các đơn vị sự nghiệp căn cứ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND thành phố và căn cứ vào điều kiện thực tế của đơn vị có thể vận dụng quy chế này để thực hiện hoặc xây dựng quy chế riêng nhưng không được trái với các quy định của pháp luật hiện hành và các quy định tại Quy chế này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) Trần Đình Dinh | 
